İş Amaçlı Seyahat Giderlerinin Muhasebeleştirilmesi Nasıl Olmalı?

Şirketler için yapılan iş seyahatleri, önemli maliyet kalemlerinden biridir. Bu tür seyahatlerin muhasebeleştirilmesi ise hem vergisel açıdan hem de finansal şeffaflık açısından titizlik gerektirir. Peki, çalışanların iş amacıyla yaptığı seyahatlerde oluşan masraflar nasıl kayıt altına alınmalı? Hangi yasal düzenlemeler dikkate alınmalı? Bu yazıda kurumsal seyahatlerin mali süreçte nasıl yönetilmesi gerektiğini adım adım açıklıyoruz.

İş Seyahatlerinin Yasal Çerçevesi

İş seyahatlerinin muhasebeleştirilmesinde temel dayanak, Gelir Vergisi Kanunu’nun 40. ve 24. maddeleridir. Bu maddeler, işle doğrudan ilgili olan seyahat, konaklama ve ulaşım gibi giderlerin gider olarak kaydedilebileceğini belirtir.

Ancak burada dikkat edilmesi gereken kritik nokta, seyahatin “işe yönelik” olmasıdır. Keyfi ya da işle bağlantısı olmayan seyahat masrafları gider olarak yazılamaz. Aynı şekilde, belirlenen süreden uzun konaklamalar da denetimlerde sorun yaratabilir.

Harcırah Uygulamasında Vergi İstisnası

İş seyahati yapan personele verilen yol, yemek ve konaklama masrafları için “harcırah” ödemesi yapılabilir. Bu ödemelerde Devlet Memurlarına ödenen harcırah tutarları sınır olarak alınır. Sınırı aşan tutarlar, gelir vergisine tabidir. Bu sayede çalışanların iş seyahatlerinde yapacağı harcamalar yasal sınırlar içinde giderleştirilebilir.

Gider Olarak Gösterilebilecek Kalemler

İş seyahati süresince oluşabilecek ve faturalandırılabilen giderler şunlardır:

Uçak, otobüs, tren gibi ulaşım biletleri
Konaklama giderleri (otel faturaları vb.)
Akaryakıt giderleri (şirket aracına aitse)
İş yemeği veya toplantı organizasyonu giderleri
Yurt dışı harcamalarda uçuş ve otel ücretleri

Bu harcamaların tamamı fatura veya belge ile desteklenmek zorundadır. Faturasız harcamalar yasal olarak gider gösterilemez.

Yurt Dışı Seyahat Giderlerinin Kaydı

Yurt dışı seyahatlerde, KDV yerine VAT yer alır. Türkiye'de KDV indirimi mümkünken, VAT tutarları muhasebede gider olarak gösterilse bile vergiden indirilemez. Ancak bazı yurt dışı fuar katılımları gibi organizasyonlar için devlet destekleri ve hibelerden yararlanmak mümkündür.

Kurumsal Araçla Yapılan Seyahatlerde Akaryakıt Takibi

Şirket aracının kullanıldığı iş seyahatlerinde, yakıt giderleri fişlerle belgelendirilerek kaydedilebilir. Ancak manuel fiş toplamak yerine, tüm harcamalar dijital ortamda izlenebilir ve tek fatura ile muhasebeleştirilebilir.

Tatil Giderleri İş Gideri Sayılır mı?

Çalışanlara yönelik tatil destekleri veya seyahat ödülleri vergiye tabidir. Ancak bu giderler, brütleştirilerek bordroya eklenmesi koşuluyla gider yazılabilir. Bu gibi teşviklerin muhasebeleştirilmesi yapılmadan önce mutlaka mali müşavir görüşü alınmalıdır.

Tüm Harcamalar İçin Seyahat Raporu Hazırlanmalı

İş seyahati sonrasında çalışan, tüm harcamaları içeren bir seyahat bordrosu veya masraf formu doldurmalıdır. Bu raporda; seyahatin amacı, tarih aralığı, yapılan harcamalar ve ilgili belgeler açıkça yer almalıdır. Böylece şirket kayıtlarında şeffaflık sağlanmış olur.